De torenhoge inflatie en stijgende energie- en personeelskosten bezorgen handels- en productiebedrijven veel hoofdpijn. De kostenstijgingen drukken enorm op de – toch al kleine – marges. Ga je deze kosten direct doorberekenen aan de klant of is dit een kans om besparingsmogelijkheden te bekijken op grote kostenposten? In dit artikel geeft bedrijfsadviseur Arjen Lagerweij een aantal mogelijke oplossingen.
Er zijn veel verschillende kostenposten in het magazijn. Een van de belangrijkste daarvan is de voorraad. De hoogte van de voorraadkosten worden mede bepaald door de servicegraad naar de klanten, de verkrijgbaarheid van de producten en het inkoopbeleid. Allemaal factoren waar een logistiek manager niet altijd veel invloed op heeft. Wel heeft hij of zij zicht en inspraak op de kosten voor bijvoorbeeld arbeid, intern transport, magazijninrichting, ICT, verpakkingsmachines inclusief materiaal en het energieverbruik. Deze kosten zijn veelal aan elkaar verbonden en in dit artikel kijken we vooral naar arbeid en energie.
Een efficiënt logistiek proces
“Over het algemeen focussen ondernemers zich voornamelijk op het reduceren van de prijsstijging van arbeid, leveranciers en energie”, zegt Arjen Lagerweij. “Naar mijn mening kijken we te weinig naar de bron van waaruit de behoefte aan arbeid en energie ontstaat. Zo’n ‘bronaanpak’ biedt interessante inzichten en ook kansen om arbeid en energie kunnen besparen. Daarnaast is het natuurlijk altijd goed om te onderzoeken of je niet te veel betaalt.”
Omdenken
Door op een andere manier naar bepaalde uitdagingen te kijken zul je volgens Lagerweij merken dat er veel quickwins te vinden zijn als het gaat om besparingen op arbeid en energie. “Maar daar is wel een staaltje ‘omdenken’ nodig. Om dat ‘omdenken’ te activeren in een bedrijf is het nodig om een beetje afstand te nemen van ‘zoals we het altijd gedaan hebben’. Dat doe je door te kijken naar de losse onderdelen van het logistieke proces. Neem bijvoorbeeld ‘het bedienen van klanten’ en kijk naar de wijze waarop dit georganiseerd wordt: van binnenkomst van de goederen tot de daadwerkelijke verzending van de order.”
Een paar voorbeelden van quickwins
• Als je het aantal leveringen en leveranciers kunt reduceren, dan bespaar je meteen op vrachtkosten, transportbewegingen, open deuren voor het lossen, inboekingen en rijafstanden bij het inruimen van de goederen.
• Als je bij goederenontvangst de goederen slim sorteert op zone of gangpad kun je in één ronde meerdere artikelen efficiënt wegrijden. Dat bespaart je tijd en rij-afstanden.
• Als je alle handelingen waar medewerkers vrijwel stilstaand werken samenvoegt in één ruimte, dan hoef je alleen deze ruimte te verwarmen. Medewerkers kunnen dan ook makkelijker elkaars taken overnemen.
• Wanneer klanten meerdere keren op een dag bestellingen plaatsen is het raadzaam om te wachten tot het eind van de dag en dan in één orderverzamelronde alles uit het magazijn te halen. Dit bespaart loop-/rijafstanden en tijd.
• Als klanten vaker dezelfde artikelen bestellen in verschillende hoeveelheden per order is het interessant om in gesprek te gaan met de klanten om te gaan werken met een aantal artikelen per omverpakking. Op die manier reduceer je het aantal orderregels en aantallen verzamelhandelingen.
Digitalisering
Naast het efficiënter inrichten van processen en het verminderen van verspillingen kan digitalisering ook een handig hulpmiddel zijn om arbeid en energie te besparen in het magazijn. Digitalisering kan er voor zorgen dat je de handelingen efficiënter uitvoert, omdat de informatiestroom immers voor de goederenstroom uitgaat. Daarnaast zijn er makkelijker koppelingen te maken met systemen binnen en buiten het bedrijf. Dit maakt bedrijven wendbaar en toekomstbestendig, zegt Lagerweij. “Met digitalisering kun je bijvoorbeeld bij orderontvangst al meteen berekenen hoeveel pallets met goederen er klaar staan voor de vervoerder op een bepaalde tijd. Je kunt bovendien een goede inschatting maken van het aantal medewerkers dat nodig is om de orders te verwerken.”
Beschikbare data
Zonder grote investering in digitalisering is het binnen de meeste bedrijven goed mogelijk om quickwins te behalen. Denk bijvoorbeeld aan de grote hoeveelheden beschikbare data en software die nog onvoldoende gebruikt worden om de kostbare arbeidsuren slimmer in te zetten.
Een paar voorbeelden:
• Door digitale koppelingen en platforms in te richten met je klanten is het niet meer nodig om orders handmatig in het eigen orderverwerkingssysteem te zetten.
• Ga op zoek naar klanten die soortgelijke bestelpatronen hebben. Je kunt dan in één ronde meerdere soortgelijke orders verzamelen. Tip: Plaats deze artikelen in dezelfde pick-zone.
• Door software goed in te richten kunnen er in het magazijn vaak ‘dubbelspelen’ worden gemaakt. Een interntransportvoertuig kan dan op slimme wijze worden aangestuurd, zodat het aantal keren ‘leegrijden’ (lees: rijden zonder last op de vorken) verminderd kan worden.
• Er zijn steeds meer slimme apps (zoals Robotic Process Automation) die helpen met het automatisch afhandelen van repeterende processen. Dit bespaart enorm op het aantal kliks en het telkens moeten invullen van verschillende schermen.
• Door slimme dockplanning kan het laden en lossen efficiënter en meer gelijkmatig worden
Let op: Met de huidige hardware- en personeelstekorten zullen niet alle digitaliseringswensen direct vervuld kunnen worden.
Betaal ik te veel?
Naast alle mogelijke manieren om kosten bij de bron aan te pakken, blijft het interessant om te berekenen of je niet te veel betaalt. In het Panteia rapport ‘Kostenontwikkelingen in transport aanverwante activiteiten’ kun je hierover informatie vinden. Let hierbij wel op dat de kostenontwikkelingen in deze rapportage voornamelijk van toepassing zijn op transportbedrijven die – naast het feitelijk vervoeren van goederen – zich bezig houden met aanverwante transportactiviteiten (inslag, opslag, uitslag, orderpicken).
Het kan interessant zijn om je magazijnkosten te benchmarken met dit rapport. Zorg er dan wel voor dat je het vergelijkt met de specifieke processen in je eigen operatie en met de arbeidskosten die gelden in je eigen branche.
Hoe verder
De bronaanpak is vaak de meest effectieve wijze om de kostenverhoging niet onnodig hoog te laten oplopen. Echter, de verhoging zelf is niet af te wenden. Aanpak bij de bron vraagt creativiteit en omdenkcapaciteit, maar het levert een schat aan nieuwe inzichten en efficiëntieslagen op.
Quickwins
Wil je meer quickwins ontvangen? In de serie ‘Optimaliseren zonder investeren’ heeft Arjen Lagerweij tientallen quickwins verzameld aan de hand van acht belangrijke onderdelen van het logistieke proces. Vraag ze hier aan: Rustige tijden? Tijd om het magazijn te optimaliseren.
Dit is een artikel van evofenedex.
